راهنمای جامع سامانه دفاتر الکترونیک تجاری: از ثبت تا پلمب
نوامبر 28, 2025با اجرایی شدن اصلاحات نوین در نظام مالیاتی کشور، آگاهی از جزئیات آیین‌نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم برای حسابداران و صاحبان مشاغل، به امری حیاتی بدل شده است. این آیین‌نامه، نقشه راهی شفاف برای مهلت ارسال دفاتر الکترونیکی، روش‌های نگهداری اسناد، گروه‌بندی صاحبان مشاغل و نحوه صدور صورتحساب‌ها ترسیم می‌کند. در این مقاله تخصصی، به بررسی و تشریح این مقررات جدید که از ابتدای سال ۱۴۰۴ لازم‌الاجرا خواهند بود، می‌پردازیم.
دفاتر الکترونیکی چیست و مهلت ارسال آن چه زمانی است؟
یکی از مهم‌ترین تغییرات در این آیین‌نامه، رسمیت یافتن "دفاتر الکترونیکی" در کنار دفاتر دستی سنتی است. دفاتر الکترونیکی به اطلاعاتی اطلاق می‌شود که با کد رهگیری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، در "سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی" ثبت می‌گردند.
برای مؤدیانی که از این روش نوین استفاده می‌کنند، رعایت مهلت ارسال دفاتر الکترونیکی و بارگذاری داده‌ها در سامانه، الزامی است. این مهلت‌ها بر اساس شروع سال مالی شرکت‌ها به شرح زیر جدول‌بندی شده‌اند:
جدول زمان‌بندی و مهلت بارگذاری دفاتر الکترونیکی
| سال مالی | دوره زمانی ثبت | حداکثر مهلت ارسال و بارگذاری |
| شروع تا ۱۴۰۳/۱۲/۳۰ | یک‌ساله | تا پایان آذرماه ۱۴۰۴ یا ۴ ماه پس از انقضای مهلت تسلیم اظهارنامه (هرکدام مؤخر باشد). |
| شروع در سال ۱۴۰۴ | شش‌ماهه | قبل از انقضای مهلت تسلیم اظهارنامه مالیاتی عملکرد. |
| شروع در سال ۱۴۰۵ | سه‌ماهه |
دوره آخر سال: قبل از مهلت اظهارنامه سایر دوره‌ها: تا ۲ ماه پس از پایان دوره ۳ ماهه. |
| شروع از ۱۴۰۶ به بعد | یک‌ماهه |
ماه آخر سال: قبل از مهلت اظهارنامه سایر ماه‌ها: تا ۲ ماه پس از پایان ماه. |
رعایت دقیق این زمان‌بندی‌ها برای جلوگیری از رد دفاتر و جریمه‌های مالیاتی، بسیار حائز اهمیت است.
گروه‌بندی جدید صاحبان مشاغل: شما در کدام گروه هستید؟
آیین‌نامه جدید، صاحبان مشاغل را بر اساس حجم و نوع فعالیت به سه گروه تقسیم کرده است. تشخیص صحیح گروه شغلی، اولین گام در انجام تکالیف مالیاتی است.
-
گروه اول: شامل واردکنندگان، صادرکنندگان، صاحبان کارخانه‌ها، هتل‌های ۳ ستاره به بالا، صرافی‌ها، بیمارستان‌ها و فروشگاه‌های زنجیره‌ای است. همچنین مشاغلی که درآمد ابرازی (یا قطعی‌شده) دو سال قبل آن‌ها بیش از ۴۵۰ میلیارد ریال باشد، در این گروه قرار می‌گیرند.
-
گروه دوم: شامل مشاغلی است که درآمد دو سال قبل آن‌ها بین ۱۵۰ میلیارد ریال تا ۴۵۰ میلیارد ریال باشد.
-
گروه سوم: کلیه کسب‌وکارهایی که در دو گروه فوق قرار نگیرند.
نکته مهم: مؤدیان گروه اول مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل (دستی یا الکترونیکی) هستند، اما مؤدیان گروه دوم و سوم الزامی به نگهداری دفاتر قانونی ندارند و باید صورت درآمد و هزینه (ماهانه یا سالانه) تنظیم نمایند.
الزامات صدور صورتحساب الکترونیکی
طبق فصل ششم این آیین‌نامه، کلیه مؤدیان موظف به صدور صورتحساب برای معاملات خود هستند. صورتحساب الکترونیکی دارای "شماره منحصر‌به‌فرد مالیاتی" بوده و در سه نوع صادر می‌شود:
-
نوع اول: دارای اطلاعات کامل فروشنده و خریدار (مناسب برای معاملات B2B).
-
نوع دوم: دارای اطلاعات کامل فروشنده و کالا، اما بدون اطلاعات خریدار (فاقد اعتبار ارزش افزوده برای خریدار).
-
نوع سوم: همان رسید دستگاه کارتخوان (POS) یا درگاه پرداخت که به عنوان صورتحساب پذیرفت
نکات کلیدی در نگهداری اسناد و دفاتر
برای حسابداران، رعایت استانداردهای ثبت رویدادهای مالی در دفاتر (چه دستی و چه الکترونیکی) از نان شب واجب‌تر است. چند نکته کلیدی عبارتند از:
-
تحریر به زبان فارسی و واحد پول رایج: تمامی اسناد و دفاتر باید به ریال و فارسی باشند.
-
ثبت خلاصه عملیات نرم‌افزار: اگر از نرم‌افزار حسابداری استفاده می‌کنید و دفاتر دستی دارید، مکلفید حداقل ماهی یک‌بار خلاصه عملیات را در دفتر روزنامه ثبت و تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنید.
-
ارائه دستورالعمل نرم‌افزار: در زمان رسیدگی، باید دسترسی به نرم‌افزار و دستورالعمل کار با آن را به ممیزین ارائه دهید؛ در غیر این صورت به منزله عدم تسلیم دفاتر تلقی می‌شود.
آمادگی کامل برای الزامات و مهلت ارسال دفاتر الکترونیکی ۱۴۰۴
تغییر ریل از دفاتر سنتی به دفاتر الکترونیکی و رعایت زمان‌بندی‌های سخت‌گیرانه سال ۱۴۰۴، چالش بزرگی برای واحد مالی شماست. عدم رعایت فرمت‌های استاندارد یا فراموشی مهلت ارسال دفاتر الکترونیکی، می‌تواند منجر به جریمه ۲۰ درصدی و رد دفاتر شود.
آیا زیرساخت نرم‌افزاری و تیم حسابداری شما برای این تغییرات بزرگ آماده است؟
اجازه ندهید تغییرات قانونی، کسب‌وکار شما را دچار اختلال کند. برای بررسی آمادگی سیستم مالی خود و دریافت مشاوره تخصصی جهت اجرای صحیح تکالیف آیین‌نامه ماده ۹۵، همین حالا با کارشناسان خبره ایران حسابداری تماس بگیرید.